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O poder dos eventos, uma dança para lá do algoritmo
23/10/2024 10:00

São eles que organizam, encontram os espaços perfeitos, os técnicos que depois vão montar o palco, o som e as luzes e põem os contactos a mexer para que tudo esteja perfeito nesse dia. Esses profissionais da indústria dos eventos, que costumam estar nos bastidores, terão os holofotes apontados com um evento só para eles, no próximo dia 25, no Centro de Congressos do Estoril, naquela que será a 3ª edição do "Reinvent the Event". Não faltam atividades à escolha: desde palestras sobre as novas tendências desta poderosa ferramenta de marketing a exposições e também prémios que vão distinguir os melhores.  

Como reinventar o evento, que é um acontecimento real, presencial, na época do algoritmo, das ligações através de redes sociais virtuais?

A organização está a cargo da Event Point, a revista de referência em Portugal no segmento da meetings industry, que engloba, entre outros, os eventos corporativos, congressos, feiras e incentivos.

Rui Ochôa, diretor da Event Point, explicou o objetivo com o "Reinvent the Event": "Proporcionar aos profissionais da indústria dos eventos em Portugal um dia inteiramente dedicado a refletir sobre o futuro dos eventos; criar oportunidades de networking entre eles; e distinguir com os prémios The Eventeers esses profissionais dos eventos."

"Estamos a preencher uma lacuna: há vários anos que não havia um evento destes, para quem todos os dias organiza eventos, mas para os outros", sublinha.  Afinal,  Portugal "tem excelentes profissionais de eventos, e empresas, que concorrem com o mundo inteiro".  Por isso, "ajudar a formar estas pessoas, dar-lhes as ferramentas de que precisam para continuarem a evoluir e a destacar-se, nacional e internacionalmente, é também um dos objetivos da Event Point e do Reinvent".

Criativos e diretores de agências entre os oradores

Entre os oradores convidados estão muitos nomes conhecidos do setor, entre os quais criativos de empresas, diretores de agências e responsáveis dos media, com destaque para alguns famosos para o grande público, como Roberta Medina, diretora do festival Rock in Rio, e Pedro Ribeiro, diretor da Rádio Comercial.

Como refere Rui Ochôa, "os eventos são uma extraordinária ferramenta de comunicação e de marketing". E podem ser também extremamente complexos em termos de conceito, produção e entrega aos participantes. "É necessário juntar muitas peças para que um evento aconteça (espaço, audiovisuais, catering, cenografia, animação, etc) e sobretudo fazer com que ele esteja alinhado e corresponda aos objetivos de quem o promove."

O poder do frente a frente

Um evento ainda faz a diferença para uma empresa/marca ou instituição numa época marcada pelo virtual? "Queremos dançar ao ritmo do algoritmo?" é precisamente o tema de um dos debates, com a participação de Roberta Medina, Bernardo Caldas (Mollie) e Tomás Froes (Dentsu Creative), com a moderação de Nuno Santana (NIU).

"Numa era em que quase tudo pode ser fingido ou manipulado, os eventos em formato presencial têm este enorme poder de pôr as pessoas frente a frente, umas com as outras. E essa experiência não dá para fingir, seja boa ou má", destaca o diretor da Event Point. "Por outro lado, as experiências que vivemos, em que as nossas emoções são ativadas, tendem a deixar-nos memórias mais fortes e duradouras. E é também aqui que os eventos demonstram a sua força."

Outro tema que será abordado no Grande Auditório do Centro de Congressos do Estoril trata-se dos desafios da relação entre fornecedores, agências e clientes na organização de um evento.  "A Event Point, enquanto publicação para profissionais de eventos, e o Reinvent procuram juntar toda a cadeia de valor desta indústria: agências, fornecedores e clientes."

Como refere Rui Ochôa, há pontos de debate claramente identificados, como "os prazos de adjudicação cada vez mais curtos (o momento em que o cliente decide fazer o evento e a sua realização estão cada vez mais próximos); a pressão sobre os orçamentos, para os reduzir, fazendo em troca mais coisas e mais espetaculares; as consultas que implicam bastantes agências e fornecedores, sem que este tempo que dedicam à elaboração de propostas, algumas delas bastante complexas, seja remunerado; a dificuldade em proteger a propriedade intelectual; o uso de ferramentas com inteligência artificial; a digitalização".

As ligações emocionais

Um bom evento tem a arte de criar ligações emocionais. "Se o participante num evento sai dele exatamente como entrou, alguma coisa correu mal, seguramente. O objetivo pode ser completamente diferente, mas essa mudança, ainda que temporária, tem de estar lá. Podemos querer informar, despertar consciências, divertir, provocar, motivar… os eventos conseguem fazê-lo como ninguém e as emoções são a cola para tornar as memórias mais intensas e duradouras."

Da Expo 98 aos Olímpicos

Rui Ochôa destaca exemplos perfeitos de criação de ligação emocional que alguns grandes eventos públicos trazem, como é o caso dos Jogos Olímpicos. "No caso português, a possibilidade de organizar grandes eventos como o Europeu de Futebol ou a Expo’98 é uma estratégia para comunicar o país, mas constitui também uma escola importante para preparar os profissionais desta indústria. Ainda há muitos profissionais e empresas de eventos que nasceram como consequência dessa experiência de trabalhar na Exposição Mundial de Lisboa."

Os eventos não são para os nativos digitais – ou podem (e devem) ser? Este será o tema pertinente de outro debate no dia 25. Rui Ochôa sublinha a mais-valia dos jovens. "Estas novas gerações trazem atitudes, perante a vida, o trabalho, diferentes das gerações que as antecederam. É natural, sempre foi assim. É necessário abraçar estas diferenças e incorporá-las nos eventos, também."

O diretor da Event Point dá dois exemplos muito concretos: as novas gerações esperam poder trabalhar remotamente. Nos eventos, por razões óbvias, nem sempre isso é possível. "A nossa capacidade de atenção, sobretudo dos mais novos, é mais reduzida. A duração de uma sessão, seja uma palestra ou um debate, tem de ser mais curta e recorrer a ferramentas como uma app para a tornar mais interativa, em que os participantes se sintam mais atores e menos espetadores."

A partilha nas redes sociais

Outro conceito já incontornável é criar envolvência através da partilha nas redes sociais. "Os eventos apresentam cada vez mais o desafio de estarem junto dos seus públicos, mesmo quando não estão a decorrer. O envolvimento com os participantes antes, durante e após cada evento é em muitos casos uma necessidade, sobretudo quando é preciso trabalhar uma comunidade, mais do que simples participantes. E para essa tarefa os meios digitais são absolutamente fundamentais." Como conclui Rui Ochôa, "a experiência do evento presencial é irrepetível, mas temos forma, graças ao digital, de chegar a mais pessoas, mesmo àquelas que não podem estar presentes".